Att boka en
kan vara en mångfacetterad process med många föränderliga delar. Från att definiera ändamålet till att i slutändan genomföra evenemanget finns det otaliga val att ta. Tyvärr är det vanligt att gå snett på vägen. Genom att vara uppmärksam på och undvika några typiska misstag kan du ändå vinna både timmar och medel, lindra ansträngningen och i synnerhet öka chanserna för en verkligt framgångsrik och oförglömlig konferens. Här är 10 frekventa fel du bör undvika när du organiserar ditt nästa event.
1. Otydligt Mål och Syfte
Att dyka direkt in letandet efter lokal utan att först ha kristallklart för sig vad tillställningen ska uppnå är ett typiskt misstag. Utan klara målsättningar blir det svårt att utvärdera om en lokal eller ett arrangemang verkligen är rätt.
Så förebygger du det:
I förväg du vidtar något ytterligare, fastställ målet med din tillställning. Vad vill du att besökarna ska känna, förstå eller göra efteråt? Formulera specifika och uppföljningsbara målsättningar. Låt dessa intentioner sedan styra ditt urval av konferenslokal och schema.
2. Att Inte Känna Sin Publik
En lokal och ett program som är perfekt för en skara kan vara helt fel för en övrig. Att inte förstå gästernas behov och förväntningar kan leda till svagt deltagande och missnöje.
Hur förebygger du det:
Utforska så mycket som möjligt om din målgrupp. Vilka är de? Vad har de för bakgrund och preferenser? Vilka är deras praktiska önskemål gällande till exempel framkomlighet och digital utrustning?
3. Förbise Ekonomin
Att fastna för en imponerande lokal utan att ha kontroll över den sammanlagda avgiften, eller att helt enkelt sakna en genomtänkt budget från start, är en oundviklig stig mot monetära bekymmer.
Så förhindrar du det:
Upprätta en detaljerad budget för konferensen i ett begynnande skede. Medräkna alla möjliga kostnader – lokalhyra, teknologisk utrustning, catering, presentatörer, material, reklam och en buffert för oförutsedda utgifter.
4. Försenad Reservation
Många avvaktar för mycket med att boka sin eventlokal. Effekten blir ofta ett begränsat val, högre kostnader och att man möjligen inte får de tider man gärna önskar.
Hur förebygger du det:
Börja förberedelse- och säkringsprocessen i förväg, särskilt om ni siktar på populära arenor eller under högsäsong. Sex till tolv månaders planering är inte sällsynt för större events.
5. Att Ej Genomföra en Grundlig Platsbesiktning
Fotografier och presentationer på en hemsida kan vara lockande, men de förmedlar sällan hela bilden. Att boka en plats utan att ha besökt den (eller åtminstone gjort en detaljerad virtuell visning) är osäkert.
Så förebygger du det:
Inspektera alltid de arenor som är era favoriter. Om ett fysiskt besök är ogörligt, be om en detaljerad virtuell genomgång. Sätt dig in i vad du ska fokusera på under ett besiktning av platsen.
6. Ignorera Den tekniska utrustningen
Att anta att all väsentlig digital utrustning som Wi-Fi, AV-utrustning eller funktioner för digitala möten finns på plats och presterar felfritt kan skapa betydande problem på konferensdagen.
Hur undviker du det:
Detaljera klart era digitala krav för tillställningen då ni begär kostnadsförslag. Dubbelkolla vad som omfattas, vilka kostnader som läggs till och vilken teknologisk assistans som erbjuds. Om möjligt, prova kritisk utrustning i förtid.
7. Förbise Det Finstilta i Kontraktet
Ett påskrivet överenskommelse är ett juridiskt bindande dokument. Att ej omsorgsfullt studera alla betingelser, särskilt gällande annulleringsvillkor, justeringsavgifter och vad som händer vid oförutsedda händelser, kan bli mycket ekonomiskt betungande.
Hur förebygger du det:
Granska varje klausul i överenskommelsen grundligt. Fråga frågor om allt som är diffust. För komplexa och mer omfattande evenemang kan det vara klokt att låta en advokat undersöka överenskommelsen.
8. Otillräcklig Kommunikation med Lokalen
Bristfällig eller otydlig kontakt med konferenslokalens anställda inför och under evenemanget kan resultera i feltolkningar, inkorrekta leveranser och omotiverad press.
Så undviker du det:
Etablera en positiv och transparent kontakt med er kontaktperson på lokalen. Verifiera alla aspekter och avtal i skrift. Ha periodiska genomgångar.
9. Förringa Serveringens betydelse
Svultna och vätskebehövande deltagare är sällan tillfredsställda besökare. Att dra ner på catering och dryck, eller att inte ta hänsyn till olika matpreferenser, kan reducera den allmänna uppfattningen markant.
Så undviker du det:
Betrakta catering som en betydelsefull del av mötesupplevelsen. Selektera catering med noggrannhet, presentera olika alternativ och se till att det finns lämpliga alternativ för besökare med särskilda kostbehov och intoleranser.
10. Avsaknad av Plan B
Även den noggrannaste förberedelsen kan möta plötsliga utmaningar – en presentatör blir frånvarande, teknologin fallerar, eller klimatsituationen försämras vid ett utomhusevent.
Så förebygger du det:
Upptäck tänkbara riskmoment för just er tillställning. Ha en reservplan för de mest kritiska aspekterna, utan hänsyn till om det berör backup-presentatörer, ytterligare teknologisk assistans eller backup- arrangemang under tak.
Slutsats
Att planera en konferens är en berikande men krävande uppgift. Genom att förebygga dessa typiska fallgropar lägger du en pålitlig bas för ett event som förutom att uppfyller sina målsättningar utan också erbjuder deltagarna en positiv och ihågkommen erfarenhet. Använd den här översikten som en minneslista i din egen förberedelsearbete – framgång önskas!
